SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) belum lama ini telah mengambil langkah strategis untuk mengurangi beban administrasi dengan memusnahkan arsip-arsip lama yang sudah tidak terpakai.
Pemusnahan arsip ini melibatkan dokumen yang sudah melebihi jangka waktu penyimpanan, seperti arsip keuangan yang memiliki residensi 10 tahun.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan terdiri dari berbagai kategori, mulai dari dokumen operasional dinas hingga keuangan.
“Arsip itu ada arsip rutin, ada juga keuangan, jadi operasional dinas. Ada substantif sama fasilitatif, tapi memang sudah yang tidak terpakai,” ungkap Sri Wartini.
Pemusnahan arsip ini menjadi bagian dari upaya Dispora Kaltim untuk mengikuti regulasi kearsipan yang berlaku dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.
Selain itu, Dispora Kaltim juga berfokus pada pengelolaan arsip yang lebih modern melalui digitalisasi dokumen.
Menambahkan, Kepala Bidang (Kabid) Peningkatan Prestasi Olahraga (PPO) Dispora Kaltim, Rasman Rading menyatakan bahwa digitalisasi arsip akan memudahkan penyimpanan dan akses dokumen penting di masa depan.
“Dokumen-dokumen penting bisa disimpan secara digital agar tidak hilang,” kata Rasman.
Sebagai langkah lanjutan, Dispora Kaltim menyerahkan arsip statis periode 2008-2011 kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim untuk pengelolaan lebih optimal.
